 知識管理案例分享：3 大企業導入應用實例，強化組織作業流程！知識管理對於企業的重要性極高，不僅能夠保存並延續企業內部的關鍵資訊，知識管理的程度還可能會直接影響各部門的工作表現。為何知識管理能為企業帶來優勢？該如何進行知識管理？今天的文章將為您一一解答，並分享 3 個知識管理案例！ 知識管理好處有哪些？了解 4 大優勢！在進行知識管理系統之前，我們須先了解知識管理的 4 大優勢： ▎降低企業成本知識管理系統能幫助企業將內部知識儲存、整理和歸納，使員工能夠輕鬆掌握以往合作的案例、解決問題的策略和面對挑戰的經驗等，避免重複學習和研究，可以大幅節省時間與資源成本。 ▎提升工作效率透過建立有效且豐富的知識庫，員工可以快速找到部門營運所需的資訊，減少重新吸收外部資訊並進行內化的時間。此外，知識管理平台還能促進員工間的合作與交流，進一步提升整體工作效率。 ▎經驗傳承員工離職、退休時的知識交接對於企業是不可或缺的。知識管理系統為企業提供一個永續的平台，使先前的經驗和企業的核心技術得以有效保存，並傳承給新的團隊成員。 ▎提高企業競爭力企業競爭力可以藉由「應用業界最新消息」及「創新技術」兩大策略來提升。而知識管理的關鍵作用在於，讓市場知識和資訊能即時擴散，從而更靈活的應對產業變化。此外，知識對於企業來說是一種重要的資產，透過知識的累積，幫助提升企業競爭力。 為什麼要使用知識管理系統？ 5 大好處全掌握！當知識管理執行不當時，企業會陷入資訊分散的情況，容易造成企業內部重要資訊流失、員工重複作業、誤用過時資料等問題，進而降低整體工作效率。此外，無效的知識管理還可能減弱企業的創新能力，甚至影響到產品競爭力與服務品質。為了有效應對以上挑戰，接下來我們將解析知識管理系統的 5 大好處，說明系統如何幫助企業解決上述問題，以提升整體營運表現。 ▎自動分類資料知識管理系統會自動將企業內部的資訊和文件分門別類，無論是新進員工，還是資深員工，都能輕鬆的找到所需資訊，有助於提升團隊的工作效率和新人學習效率。 ▎全文檢索知識管理系統中的全文檢索功能，允許使用者透過特定的關鍵字來快速找到所需資訊，不論是尋找特定文件、報表、簡報、圖片或是過往案例，全文檢索都能幫助員工從大量資料中快速找到相關資料，幫助節省人工查找的時間。 ▎AI 輔助打造個人化功能AI輔助小工具透過分析使用者的偏好與使用歷程，並計算其行為軌跡，進行個性化的推播，主動向使用者提供所有與工作相關的資訊，大幅提升用戶體驗。 ▎支援多種裝置知識管理系統要能夠支援桌上型電腦、筆記型電腦、平板電腦以及智慧型手機等多種裝置，確保在任何情境下都能夠使用。這樣的跨平台支援可以提高工作的靈活性與便利性，讓使用者能夠隨時隨地存取、管理和分享關鍵知識，有助於提高工作效率。 ▎掌握團隊最新動態許多知識管理系統有提供團隊動態的追蹤功能，使團隊成員可以即時了解彼此的工作進度，並互相交流關鍵知識。除了可以增強團隊的協作效率外，還能夠強化組織交流的黏著度，一起創造新價值。 知識管理案例分析：3個導入應用一次看！▎雲林教養院－提升營運效能雲林教養院透過使用 Vitals ESP 知識管理平台，成功實現內部經驗的傳承，並專注於個案為中心的照護技巧傳承，有效提升整體業務的運作效率。以下是雲林教養院利用 Vitals ESP 的主要方式 ● 內部經驗傳承許多知識管理系統有提供團隊動態的追蹤功能，使團隊成員可以即時了解彼此的工作進度，並互相交流關鍵知識。除了可以增強團隊的協作效率外，還能夠強化組織交流的黏著度，一起創造新價值。 ● 以個案為中心的照護技巧傳承Vitals ESP 協助建立每個特殊個案的專屬資料夾，幫助傳承特殊個案的個別化照顧經驗與處遇技巧，使輔導員能夠在短時間內掌握個案的照護需求和方法，此種做法不僅能實現經驗與知識傳承，也保證了在人員異動的情況下，仍可以持續提供高品質的照護服務，確保照護的連續性和一致性。 ● 資料夾記錄及權限控管Vitals ESP 以個案為中心的資料夾，提供了一個完整的記錄平台，能夠詳細記錄每個特殊個案的輔導策略、執行過程，以及處遇成效的檢討。同時，為了確保個案資料的安全性和隱私，系統配有嚴格的權限控管機制和線上瀏覽的浮水印功能，為個案資料提供更高層級的保護。 ● 報表功能的應用Vitals ESP 的報表功能具有分析和改善照護方案的作用，透過深入分析跌倒事件的根本原因，如涉及的人員、事件發生的時間、地點和環境因素等，能夠協助輔導員針對具體問題制定有效的預防策略，以避免類似的風險再次發生，進而提升整體院區品質。 ▎成運汽車－提升內部組織結構成運汽車導入 Vitals ESP 進行知識管理，以提升內部組織的結構與流程優化，並成功傳承公司的知識資產。以下是成運汽車運用 Vitals ESP 的主要方式： ● 強化內部組織結構和流程優化電巴產業每 2-3 年會推出新車型，同時會有多元的零件品項需要處理，以及與不同供應商的交易資料需要紀錄。而 Vitals ESP 的導入能夠協助管理組織大量的合約、信件等資料與紀錄，簡化文件的追蹤和更新過程，進而提升內部的作業效率。 ● 文件保存和查找的集中化以往公司的歷史往來文件可能會分散在不同人員的信箱中，不僅資料尋找困難，也會增加文件遺失的風險。 Vitals ESP 能將這些文件集中保存與管理，員工可以透過關鍵字快速調閱相關文件，除了能幫助新進員工快速進入工作狀態，縮短學習曲線，還能為公司建立完善的知識資產保存與累積。 ● ISO 16949 認證申請的支援成運汽車在申請 ISO 16949 認證的過程中，使用 Vitals ESP 系統集中管理各部門的作業程序文件，藉此提升文件管理的效率，並透過系統中的留言和提及功能，增進跨部門之間的溝通。此外，在稽核時，系統化的文件管理能快速且精準的找出所需資訊，有效節省人力和時間成本。 ● 人才培育的效率提升Vitals ESP 的導入有助於提升人才培育的效率。系統保存了公司的完整歷史資料，包括公文、合約、報價單等，使新進人員能迅速熟悉公司與客戶間的合作模式，同時也能讓資深員工更有效的傳承自身實務經驗。 ▎內政部營建署－提升行政效能內政部營建署在數位轉型的過程中，積極利用叡揚資訊的 Vitals ESP 企業知識協作平台，提升行政效能、改善資訊管理，是公部門典型的知識管理案例！以下是內政部營建署運用 Vitals ESP 的主要方式： ● 替換不適用的系統營建署更換了先前使用的 ISO 文件管理系統，原系統只適用於少數 ISO 單位，並不符合大部分業務單位的需求。透過導入 Vitals ESP 系統，不僅成功解決先前系統的不足，還大幅提升使用者介面的友好度，以及搜尋功能的效率與準確性。 ● 知識管理與經驗傳承資訊室承辦單位主管重視使用者需求，透過導入 Vitals ESP 來強化資訊室的知識管理和經驗傳承，系統不僅提供線上檢視功能，還能幫助快速瀏覽、學習及參考，有效促進員工間的經驗交流。 ● 資訊安全管理為加強署內的資訊安全，資訊室導入資訊安全管理系統（ISMS） 和資訊技術服務管理系統（ITSMS），並採用 PDCA 循環改善精神，將 ISO 資料整合至 Vitals ESP 中。透過系統的版本控管功能，有助於減少使用錯誤版本的風險，同時設置不同的訪問權限，加強文件的安全和保密性。 ● 公文數位典藏庫建築管理組使用 Vitals ESP 建立公文數位典藏庫，將公文副本按年度歸檔，並提供快速且精準的搜尋功能，加速調閱作業。另外，承辦人也將紙本公文轉換為電子文件檔，透過Vitals ESP 的 API 進行大量批次上傳，有效提升內部查詢和民眾服務的效率。  知識管理系統推薦叡揚資訊 Vitals ESP 企業知識協作平台！掌握以上 3 個知識管理案例後，我們推薦叡揚資訊的 Vitals ESP 企業知識協作平台，旨在協助企業補足外顯與內隱知識，同時促進跨組織及跨職能間的知識交流、學習與傳承，將知識管理融入日常工作中。此外，系統更結合了 AI 技術，能根據使用者需求主動推薦相關知識和文件，打造個人化的智能工作圈，進而幫助企業加速數位轉型。
Vitals ESP 還支援多種行動裝置與主流瀏覽器，並提供多國語言介面與內容，使用者可以根據個人習慣的語系，彈性選擇使用介面與內容。Vitals ESP 更提供近 200 個彈性的 API 函式，有效強化跨系統的整合機制，幫助提升資料整合性，並降低人員維護營運的成本。 Vitals ESP 企業知識協作平台是唯一通過 SGS ISO30401 知識管理認證的品牌，並且通過ISO27001 資安標準驗證，能確保企業的資訊安全。如果您正在尋找知識管理系統？叡揚資訊的 Vitals ESP 企業知識協作平台將是您的解決方案！ 推薦閱讀：知識管理定義解析：了解知識管理 4 大重點，幫助提升企業價值！ Comments are closed.
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