營建署跳脫文管以知識管理角度 優化行政效能

內政部營建署資訊室代理主任黃國瑞

近年都市更新推廣有成，不僅能將城市風貌換然一新，也能提升公共安全與促進商圈繁榮，執行這龐大計畫須仰賴內政部營建署持續推動，除此之外，營建署更是主司全國國土資源規劃、利用與管理之中央主管機關，其轄下有10個所屬機關，肩負都市更新、建築管理、國家公園與公共工程管理等重大責任。
 
營建署對外服務成效顯著民眾有感，對內亦積極配合數位政府政策以咨提升效率，對此，致力數位轉型的內政部營建署資訊室主任黃國瑞以同仁需求為出發點，不僅將對外服務的建管系統整併且雲端化，對內也導入知識管理系統優化行政效能。黃主任以前兩次導入文管系統為借鏡，強調全面考量的重要性，「之前選用 ISO 文管系統僅適用少數專責 ISO 單位，但不適合大部分業務單位用來資訊交流與經驗傳承目的，系統的 ISO 設計邏輯也不適合同仁們日常使用。有次還突然找不到文件，原來是系統會預設到期下架並歸檔到過期文件夾，要另外去刪、去找，再加上搜尋功能只能找檔名，在不知道檔名的狀況下很難用關鍵字搜尋。」黃主任坦言上述種種的不便就是更換系統的主因。
 
總是以使用需求來思考數位轉型的黃主任，決定導入叡揚資訊 Vitals ESP 企業知識協作平台，不僅能彌補前文管系統的問題，更在優化使用者介面與搜尋能力上更勝一籌，即使僅憑模糊印象也能在 Vitals ESP 用關鍵字搜尋附件內文與檔名，從千百筆搜尋結果依存放路徑、修改者、時間、檔案類型再次分群分類，精準縮小範圍找到資料。

資訊室將指引規範與 ISO 納入 KM 應用範圍
導入初期資訊室率先擔任示範單位，黃主任要求同仁將資料分門別類上傳至系統，依年度管理採購案與維護案，「最常被參考的就是簽呈怎麼寫、預算怎麼編，並善用系統的線上檢視功能，快速瀏覽學習參考。」黃主任笑笑地補充：「相較以前大家都把歷年採購資料存在個人電腦，有人不懂的話，只能發問誰辦過什麼採購案，再用信件寄來寄去，現在有了 Vitals ESP 搜尋、轉寄分享的功能，以及日漸豐富的專案知識庫，讓經驗交流更有效率！」
 
此外，資訊室為提升署內資訊安全且服務不中斷，積極導入資訊安全管理系統(ISMS) 與資訊技術服務管理系統(ITSMS)，故將 ISO 資料依據 PDCA 循環改善精神，分成四階文件納入 Vitals ESP，以利籌備稽核事宜，並依機敏程度細分瀏覽或下載權限，讓文件保密多一重保障。不僅如此，資訊室常用的範本或指引也一併歸納至 Vitals ESP，包含採購及招標文件範本、資訊作業規範或指引、FAQ 常見問題等，且透過系統版本控管功能大幅降低用錯版本問題，也方便其他單位自行查找取用，足見資訊室已成功將團隊的日常作業都融入知識傳承文化中。

建管組建立公文數位典藏庫 加速調閱作業
​另一模範使用單位是主司建築法規的建築管理組，當有建商、建築師、公司行號或民眾針對法規需要調閱解釋函釋疑的時候，營管處會調閱以前的公文解釋函來佐證以前是怎麼做的並提供給民眾參照辦理，才不會發生不同承辦人而釋疑說法不一的問題。
 
黃主任進一步說明：「過去公文都是紙本卷宗，每次建管組調閱解釋函時都像記憶力大考驗必須一個個翻閱紙本。現在解釋函的公文副本是依年度歸檔在 Vitals ESP，現已回朔至民國 94 年，就像數位典藏可供內部查詢與參考。」但是紙本要上系統被搜尋，還是需要一番整理，因此建管組請委外廠商將紙本公文重製成文件檔，並在 Vitals ESP 登錄公文主旨、文號、承辦人等關鍵內容並將紙本公文掃成 PDF，再透過 Vitals ESP 的 API 大量批次上傳。僅需整理一次可造福日後調閱作業，透過關鍵字即可輕鬆找到解釋函文號，一方面節省作業流程，一方面也提升服務民眾效率。

以 P. Map 拆解 ISO 作業步驟 供同仁依循參考
黃主任堅信做好知識傳承才能幫助每個人各司其職做好做對！尤其對 ISO 作業有更多期許，「現在執行 ISO 作業上，都是用問人的方式才知道下一步要做什麼、要用哪一張表單、要交什麼文件，若搭配 P.Map建立階段式教學機制，就可以知道自己現在執行到哪一階段要準備哪些資料，承辦單位就不用一直打電話問人。」在未來的規劃上，將積極善用 Vitals ESP 加值模組- P.Map 作業程序學習地圖，依序拆解 ISO 作業流程步驟，並以單一步驟為端點將原本散落於各部門文件夾的表單、範本、參考資料以及注意事項，全部化整為零集中教學素材，讓負責單位依步驟執行即可順利完成。

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