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導入叡揚 Vitals ESP 成運優化流程衝刺電巴開發

2/9/2023

 
成運汽車商務採購部吳怡儂副總經理(右側)與研發中心洪正賢協理(左側)討論電動車的未來趨勢。圖/叡揚資訊提供
成運汽車商務採購部吳怡儂副總經理(右側)與研發中心洪正賢協理(左側)討論電動車的未來趨勢。圖/叡揚資訊提供

知識管理系統提升組織效率 叡揚資訊助企業有效傳承資產

​為達淨零碳排目標,政府積極推動 2030 年市區公車全面電動化,更號召組建電動車國家隊,搶攻全球綠能商機。成運汽車作為電動巴士國家隊領導廠商,今年將迎來成立 20 周年,預估國內電巴市佔率可持續攀升。而為使公司知識資產得以有效傳承,成運自去年著手導入叡揚 Vitals ESP 企業知識協作平台,除了對公司業務及資料管理效率顯著提升,也為企業永續經營奠定穩固基石。
成運汽車商務採購部副總經理吳怡儂指出,導入知識管理系統能強化企業內部組織結構及優化流程。吳怡儂分享,電巴產業每 2 至 3 年就會推出新車型,製造所需的零件品項多元,加上公司內部職能面向相當廣,與不同供應商交易的過程中,會累積大量合約、重要信件等資料與紀錄。過往大多得靠搜尋 Email 信件來回溯與客戶、供應商的往來紀錄,在跨單位與時間的溝通下,難以在短時間內清楚掌握整體狀況,甚至遇到人事異動,資料就容易石沈大海。為優化作業流程效率,決定導入知識管理系統,讓來自不同人、事、物的資料可以集中留存,不再為文件或前人經驗遺失而增加作業時間,更能把心力放在問題解決與開發設計等更重要的工作項目上。 吳怡儂舉例,公司與廠商的歷史往來,過去都要從個人信箱去翻找,若是時間久遠或相關同仁已離職,就要憑印象人工登入一個個歷史帳號查閱。

Vitals ESP 有效保存與查找文件 大幅縮短學習時間

導入 Vitals ESP 後,讓這些文件能集中的被保存與查找,同仁可以透過關鍵字隨時調閱,可以快速的與查閱公司過往資料,讓新進同仁更快速進入狀況,大幅縮短學習曲線。更重要的是,可以幫助公司做完善的知識資產保存與累積。吳怡儂強調,對車廠而言,車輛設計與研發的紀錄相當珍貴,企業不僅能從成功案例延續正確知識,也能透過失敗案例,從錯誤中學習,不斷反覆驗證,找出最佳解。

圖片
成運汽車商務採購部副總經理吳怡儂表示,Vitals ESP 可以提升公司開發效能。圖/叡揚提供

吳怡儂提到,近期成運申請 ISO 16949 認證,為統整各部門複雜的作業程序書,利用 Vitals ESP 直觀的操作介面,集中且有規則的管理所有最新發行文件,透過留言與提及功能提升跨部門溝通效率,彈性的權限管控,能分責分權設定員工查找文件的權限,兼顧資安及保密安全性,在因應稽核時,精準快速的搜尋,也能節省許多人力與時間成本。
在叡揚專業顧問的輔導下,成運也透過 Vitals ESP,提升人才培育效率。吳怡儂強調,系統化的價值在於,完整保存歷史資料,呈現客觀的公文、合約、報價等歷史狀態,新進人員能夠在第一時間,快速掌握公司與客戶的合作模式,幫助其較快進入工作狀態。資深員工也能將實務經驗進一步傳承,小到簡易表格建立,大到複雜的解決方案,讓新進人員有學習素材,而不是一片空白,從頭學習。對於帶領新人的資深員工來說,也可省下大量教學時間。
​吳怡儂觀察,過去產業環境變化較小,再加上工作內容及往來對象固定,員工多以定型心態(fixed mindset)面對職場環境。現在,為能夠快速反應市場需求,組織內部須達成共識才能聚焦,並就重點議題討論,得出有效解決方案。因此,知識管理能幫助員工培養成長心態(growth mindset)來面對各項職場議題。此外,導入 Vitals ESP,讓企業內部知識共享效率提升,使員工思維從個人主義轉為團體意識,促使組織之間有更多互動交流,增強凝聚力。


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