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Vitals/KM 在東京都社福機構複製幸福高效力

3/25/2013

 
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日本政府非常重視與關懷老年人的福利及生活,因此立有老人福利法(老人福祉法)。老人福利法主要在進行『老人居家生活支援事業』,包含老人居家看護事業、老人日常服務事業、老人短期入住事業、小規模多功能型居家看護事業、阿茲海默症(老人痴呆症) 老人共同生活支援事業,及複合型服務福利事業。

依據上述老人福利法,日本老年人或其家屬, 可於居住地區社福機關申請看護服務、金錢收支管理服務、餐飲送達服務、交通支援等多項服務;甚至無親戚關係的鄰居或朋友,看到老人未受到良好照顧,亦可路見不平,代為提出申訴。由於日本政府提供完善的老人福利配套制度,相關的諮商及不平申訴案件處理也非常多,各個社服單位必須設立案件諮商與申訴對應窗口因應;概要統計,光東京都一個區(東京都共有 23 區),平均每年約有 2~3 萬件諮商案件;案件內容包含申訴與服務諮商等...。

以叡揚資訊 Vitals/KM 為平台 加值包裝成社福服務案件諮商管理系統

由於軟體業界提供社福機構諮商管理的系統較少,VINTAGE 發現社福諮商窗口對諮商案件,並無系統化管理;窗口人員在進行案件的登錄、處理過程記錄、案件追蹤及搜尋等十分不易,因此看到了這個服務客戶的機會,以叡揚資訊 Vitals/KM 為平台,並運用 KM 所提供的 API 加值包裝成社福服務案件諮商管理系統( 相談管理システム「ゆめと」),提供給相關的社會福利機構使用,並於 2012 年 3 月,正式導入東京都足立區( 足立區為東京 23 區中的一區)。後續將推廣至東京都其他區以至於全日本相關社福機構;目前又再次取得東京都北區的導入預算,已於 2013 年 3 月正式上線導入。

節省人力及時間成本

VINTAGE 選擇 Vitals/KM 為此系統底層平 台,原因為 Vitals/KM 主要在管理企業內非結構性資料 (Non-structured data),是個穩定且效能好的處理平台,且針對非結構性資料的內文,提供了便利且高效率的全文檢索功能,貼心的解決使用者文件或相關資訊找不到的苦惱。此外,運用 Vitals/KM 提供的 API,開發者可依喜好或業務管理所需,另行設計適當的畫面,故 VINTAGE 即針對社福諮商案件 管理業務需要,另行設計了適用的前端使用者介面。
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此系統主要的功能有:

  • 申訴案件內容與狀態登錄
可記錄案件的主要對象(老人)、申訴人、申訴內容、處理內容等資訊。另亦可對案件本身的處理狀態進行控管(處理中、處理完畢 等...)。
  • 未決案件後續追加處理登錄   
因同一申訴案件可能會經過多次處理,針對同一案件,可進行多次處理紀錄的追加,亦可以 Office 格式            文件為附檔上傳補充案件相關資訊,如此能清楚看出單一案件的所有處理過程與經緯。
  • 輸入輔助(常用辭彙)
提供常用辭彙管理功能,節省案件負責人及處理人員輸入時間。 
  • 案件 Bookmark
負責人可針對重要案件或必須盡快處理案件進行 Bookmark,便於快速顯示。
  • 全文檢索​
可依對象、申訴人、申訴內容、處理內容、處理方法等條件,輸入關鍵字進行全文檢索。此外,亦提供案件相關的 Office 附檔全文檢索功能。使用者可依案件特徵或記憶中的內容關鍵字進行檢索。
  • 案件負責人管理
可管理案件負責人及系統管理者。 紀錄表、統計表輸出 可將案件相關資訊,含申訴內容、處理紀錄等彙整輸出報表。便於負責人及社福機構案件 Review 或稽催進度時使用。
今年11 月中旬,VINTAGE 郷田社長親自來台拜訪叡揚資訊,除了對與叡揚簽約一事表達 感謝之意外,另外也告訴我們,他們的使用者非常感動也感謝這個簡單又好用的系統;因為在過去沒有系統輔助的情況下,他們每年都會請工讀生,投入不少人力在整理案件與尋找案件紀錄上,而系統導入後,除了替他們節省了不少人力成本外,更提昇了處理效率。對於這點客戶給與的謝意,他們非常高興,也希望能將他們的喜悅傳達給在台灣的我們。
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