高醫大附設中和紀念醫院推動 KM 用遠距醫療守護南台灣

圖一＿黃明國副院長為高雄醫學大學附設中和紀念醫院知識管理重要推手

高雄醫學大學附設中和紀念醫院是少數位於南臺灣的醫學中心，也是南台灣第一個通過JCI國際醫院評鑑認證的醫學中心，長年致力弭平偏鄉與都市的醫療照護落差，自1995年起正式投入高雄市原鄉 (桃源、那瑪夏、茂林) 的醫療照護，並自2001年起承接健保局IDS計畫迄今，已有22個專科門診服務原鄉地區，並善用科技將原鄉的健康資料、慢性病、量測紀錄都回傳至高醫形成大數據，為發展預防醫學奠定基礎。
 
高醫近年持續於偏鄉導入智慧醫療服務，於2019年和臺東縣政府簽訂合作備忘錄，以遠距醫療模式將醫學中心的資源跨越中央山脈，搭配5G連網運用五官鏡提供臺東線6個鄉鎮(成功、長濱、大武、達仁、綠島、蘭嶼)遠距門診服務。黃副院長表示：「高醫發展一個創新看診模式，例如民眾在大武衛生所能使用和高醫本院相同的檢查設備、醫護程序以及處方藥，透過5G讓視訊門診降低延遲能第一時間將動態影像、數據傳給位在高醫診間的醫師進行判讀。對偏鄉病人來說，此一創新看診模式不僅能得到同樣的醫療照護，也節省舟車勞頓交通時間，甚至還有24小時遠距急診連線！」
 
對高醫來說，發展遠距醫療是創新也是挑戰，這些摸索歷程都是寶貴的知識資產，黃明國進一步補充：「廠商洽談細節或衛福部計劃案時，從規劃、決策、分工、執行的來龍去脈都需要透過知識管理留存文件與經驗傳承，以便未來快速複製新的一批團隊到其他偏鄉地區，例如屏東。」同樣地，智慧醫療的摸索期也需KM完整紀錄。「5G技術、AI 人工智慧等科技要補足遠距醫療與預防醫學不足之處，必須橫向跨組織整合資源，並且詳實記錄並同步，未來無論是誰來執行都要記取成功與失敗經驗。」黃副院長特別指出規劃類的知識資料更要傳承，讓PDCA更加完整與落實。
此外，高醫也規劃將創新醫療、智慧醫療的歷程傳承下來。過去沒有系統化的方式集中管理，難以知道誰執行過，也不知道怎麼做的，需要翻箱倒櫃或到處問人才知道。現在透過叡揚資訊 Vitals ESP企業知識協作平台留存關鍵知識，未來可再次思考新的模式用在不同領域，減少重蹈覆轍也加速創新。
尤其 2021 年第二季起，臺灣新冠肺炎疫情進入三級警戒，防疫期間人員的分艙分流措施，讓高醫深感人員可以分流，但是傳承醫護知識技能決不能因人員分流而中斷，所幸 Vitals ESP 能幫助醫護人員在彼此零接觸狀況下，於平台上取用醫療知識資料，讓照護知識成 N 次方無限分享並落實在臨床上。

高雄醫學大學附設中和紀念醫院於2021年4月20日辦理知識管理成果發表會，藉由內部競賽發起標竿作用，並透過示範單位具體展現知識管理如何落實PDCA、傳承、知識盤點與分類，真正做到結合組織願景持續精進醫療照護。下列將簡述高醫內部知識管理成果發表會前三名單位之應用：

圖二＿2021/4/20 高雄醫學大學附設中和紀念醫院之知識管理成果發表會大合照

第一名 績效室-搶救腦細胞之經營策略管理會議追蹤效益改善

以經營策略會議為例，各單位一年一次和院長開會，整年度71個科室辦下來有40幾場，將列管近百條案件。過去都用Word檔追蹤，各科室有時一忙就忽略要去追蹤案件執行狀況，或者到了年底稽核才發現主管交辦與真正執行有落差，因此迫切需要系統化逐項追蹤。
現在透過Vitals HCM醫院評鑑管理系統來追蹤經營策略會議的待辦事項，好處一、透過平台就能依科室列管待辦、指派權責單位、再由權責單位主管向下指派同仁去執行，讓主辦與協辦單位都能掌握所有工作事項與到期日。好處二、有時同一件事要回報給多個不同單位，這時只需要上傳一次執行的佐證在KM系統，即可同步回報與通知多個單位。好處三、系統內建繪製圖表功能，各科室執行進度、是否逾期都能一目瞭然，無需再人工彙整報表與圖表。
現在透過系統化方式每個月都請副院長盤點經營管理會議列管案件是否持續追蹤，合格就解除列管，不合格就再次交辦，無需等到年底才檢視執行成效，能大幅提升策略敏捷度與執行效率。

第二名-文書典管室-刻在你心底的公文- 公文逾時改善

文書典管室負責高醫全院公文收發登錄、判發及審核流程，以及公文時效與品質管理，身為稽催公文辦理時效的單位，發現導致全院公文逾時率10.1%的原因有三。其一、某些公文會簽單位多，需要大量彙整資料無法及時處理，或者因為某簽核人員請長假等因素，導致公文逾期。其二、當公文難以釐清主辦/會辦單位時，因跨單位難以協商，導致發生各自表述無人辦理而逾期。其三、雖然院方提供紙本公文簽核展期申請表，但卻需人工跑簽核流程，過程繁瑣故降低申請意願。
現在，複雜公文案件由主辦單位發起的跨單位討論會議或專案，都先在Vitals ESP填報表單當作是啟動討論機制的第一步，例如跨單位協商擬辦事項就填專案討論單，若是大型會議(包含院務會議、部科室會議、品質審查會議等)就填會議紀錄單，並佈達給各單位公文承辦窗口或主管於下方討論區回覆建議。因此Vitals ESP成為跨單位協商平台，讓公文的主辦/會辦單位能依協商結果順利辦理，大大縮短辦理時效。
另外，文書典管室也將公文展期申請表從紙本簽核改成在Vitals ESP線上簽核，不再發生紙本傳簽找不到人或弄丟的問題，也加速傳簽效率，提升大家申請展期意願。

第三名-檢驗醫學部-改善品管組作業流程

檢驗醫學部品管組主要任務是建立品質系統，協助各實驗室運作能符合醫策會醫學中心教學醫院評鑑、醫學實驗室認證及衛生福利部各種實驗室查訪要求。對品管組來說傳統紙本文件作業拖慢整體效率且耗費紙張成本，藉Vitals ESP 系統的文管與簽核功能，快速提升效率，列舉如下：
一、提升文件審查效率：以前一份品管異常報告要經過科室主管、品管室、部主任三關審閱再回到原單位歸檔發行，由於是紙本方式傳簽，總會發生送錯科室或文件遺失的狀況，甚至平均要28天才能跑完流程，現在透過Vitals ESP 線上送審，各主管可於系統備註審核意見，且方便品管同仁查看審核進度並提醒該關主管簽核，目前簽核作業已能7天內完成，效率提升四倍！
二、不再用錯表單版本：經品管組統計，品質管理表單種類共180種，各單位同仁使用錯誤表單種類平均為8種，平均錯誤率為4.4%。歸咎其原因，主要是跨單位同仁不知道最新最正確的表單版本在哪裡，沒被通知到也找不到，所以經常拿以前的表單來改，才會發生用錯版本的問題。導入Vitals ESP後，可透過訂閱機制，每次發布新版表單都會Email通知相關科室，可直接線上填寫表單或者透過搜尋找到最新、最正確的表單版本，不再因版本錯誤而被外部稽核開缺失單。
三、無紙化作業提升查找效率且降低印刷成本：過去品質管理表單電子化比例不到10%，當外部評鑑委員要調閱幾年前的資料時都必須翻箱倒櫃一一紙本翻閱找資料，現在只需透過Vitals ESP 關鍵字搜尋一秒調閱資料提供給委員查核。此外，無紙化另一好處是可節省一年38萬的印刷成本。

圖三＿高雄醫學大學附設中和紀念醫院（疫起急先鋒）為SGS主辦第二屆知識管理標竿案例獎-機關/機構組獲獎隊伍