企業架構的敏捷實現

撰文 | 叡揚資訊 執行長 陳世安

傳統做法的產品是做到開發團隊認為完美才上市，然而客戶的抱怨卻仍不斷；漸漸演變成當今不再是根據製造、設計團隊、老闆的意見或關鍵績效指標為主，而是透過客戶回饋來改進產品與服務。誰能在最短時間內開發出符合客戶需求、讓客戶驚豔的產品，誰就能贏得客戶、佔有市場。這樣靈活的「敏捷法」，起源於軟體開發方法，後來更廣泛運用到各產業。

「敏捷法」的核心概念其實是由一群被充分授權的團隊成員自己做規劃、自動自發地搶事情來做，充分將人的時間、精力、金錢集中在對組織及客戶最有價值的部分，並以風險最小及自我組織的方式完成令客戶為之一亮的成果，達成組織目標。這種快節奏的工作步調，極易激發成員工作意圖、帶來合作形式的改變、並啟發新價值觀和執行方法，同時也促使組織需敏銳地察知內外環境的變動，保持創新活力，快速回應市場的變遷，因應調整策略及組織，以克服並跨越內外部的挑戰，佔據市場有利的地位。

運用敏捷法提昇企業競爭力　迎戰未來​

要成功導入「敏捷法」，組織需具備下列能力：

● 群體智慧：

ISO 9001 – 2015 版亦強化對知識管理的要求。從失敗或成功專案的學習經驗、組織內部各領域專家的知識成果，及自外部學術資源、研討會、從客戶或供應商獲得的知識等，都需加以管理。

● 即時溝通、協同、創新：

知識工作者常需閱讀與回覆郵件、找尋與蒐集資料、溝通與協同互動，良好的協同可有效促使創新。因此， 建立具備讓團隊成員輕鬆鎖定人及事，促進協同合作並落實執行力、具社交科技 （Socialtechnology） 以強化參與和激盪交流、兼顧內外部知識蒐集以留存經驗、及供行動裝置隨時分享即時交流並符合企業使用權限控管的創新平台，將能有效協助企業提升創新能量。

● 執行力：​

團隊合作的任務，主要由討論、會議與分工堆疊而成。在團隊合作的過程中，能釐清各種人事時地物等元素，讓團隊工作權責分明、降低重工，將工作化繁為簡，有效掌握工作的執行進度，並落實 PDCA 管理循環，將可大幅提升團隊的執行力。
以執行力為出發點，透過 teamKube 會議暨工作管理平台可協助企業有系統性的掌握進程與執行。除可有系統、有結構地拆解工作，有效追蹤及管理工作進展，更能消弭跨部門合作的溝通障礙。此外，為因應行動化辦公能敏捷有效率，一方面可善用行動化裝置迅速交辦與回報，隨時同步最新工作脈動，另外在會議管理上，會前可簡化資料籌備的行政庶務，開會時透過無紙化會議模組 – weMoin ，以平板取代紙本資料，同步畫面、手寫註記，後續待辦事項亦可一併列管追蹤，達到議而決、決而行、行而果的會議目標！有了執行成果更需要善用組織知識資產，已於 2015 年獲第 23 屆台灣精品獎殊榮的 VitalsESP 知識管理企業雲，正是永續企業不可或缺的知識管理平台，突破傳統 KM 應用，巧妙融入社群元素，激盪知識交流火花，至今累積數百家導入案例，對企業永續管理實有裨益，其應用包含專案與研發資產知識管理、組織記憶管理、學校系所評鑑、外部競爭資訊與商情收集、醫院評鑑管理、議會質答詢管理及日本地區的社福案件諮商管理系統（苦情相談管理システム）等數十種。Vitals ESP 深獲客戶好評，本期論壇亦收錄三篇客戶專訪文章分享知識管理效益，包含 P.14台灣造船以知識管理為基礎開拓海洋事業版圖、P.17 竹科半導體與叡揚共創知識傳承新局、P.20 知識管理專題競賽邁向卓越，有助激發更多管理新思維。