叡揚資訊推出合規管理協作平台 將內外稽核作業化繁為簡

轉載於中央新聞社：​https://www.cna.com.tw/Postwrite/Detail/278135.aspx#.X0yS-dMzZOd

叡揚資訊推出Vitals CMP合規管理協作平台，簡化稽核作業，以無紙化方式展現專業成果給內外稽核委員參考

企業為拓展市場並增加客戶信賴度，無不積極通過產業共同的規範或國際標準，其認證過程不僅可檢視內部程序的完善程度及實施品質，也有助降低失誤風險且提高獲利。以往企業全憑記憶與人工方式籌備稽核作業，其制度與施行細則經常異動調整，若遇到內外部稽核主辦人員異動更需重新摸索。有鑑於此，叡揚資訊股份有限公司推出「Vitals CMP (Compliance Management Platform) 合規管理協作平台」協助企業建立內外稽跨部門籌備機制，並以條文為中心方便跨部門同仁逐項分工填報施行細則、稽核項目、執行內容、自評表與佐證資料等，一方面可透過圖示報表監督籌備進度，另一方面可結合日常作業將資料留存於系統以供未來備查，適用於資通安全稽核、ISO 各類評鑑、金融檢查等常見合規需求。

籌備合規作業需內外稽核主辦與各個受評單位一起協同合作。對內外稽核主辦單位而言，必須清楚掌握哪些條文由哪些單位來撰寫具體措施，並檢視其執行上有無符合 PDCA 原則並附上佐證資料，以及是否在時限內改善稽核缺失等。由於某些法規或標準要求全組織參與，更加提高統整人、事、時、資料與進度的難度，僅憑人腦或紙本作業經常手忙腳亂，故突顯系統化管理的重要性。叡揚合規管理協作平台逐項列管條文並交辦給負責的受稽單位，方便內外稽核主辦一頁總覽各條文的執行進度與內容，並善用統計圖表多角度檢視，例如條文具體措施進度表、措施完成度統計表、預評成績表、交辦事項統計表等，因此小至細項追蹤、大至整體圖表都能透過系統完成，數位管理稽核作業。

另一方面，對受稽單位而言，可逐項填入負責條文的具體措施內容，並以 PDCA 持續改善觀點連結相對應的佐證資料，填報完成後，亦可匯出自評表以利預評時查核。系統化集中管理好處有二，其一在稽核當日不因文件遺漏或找不到資料而產生缺失，其二以條文為中心將條文負責人、施行細則、稽核項目、執行內容、自評表與佐證資料都集中歸納於目錄總表中，以無紙化方式展現專業成果給內外稽核委員參考，將原本散落於各單位資料夾的文件、資訊與人事時地都匯集於一頁。

企業經常因不同的客戶或供應體系而需遵循多種不同的標準，甚至同一程序規範需遵循兩個以上的標準 (如資安稽核)，導致受稽單位不僅相同的佐證資料要提供多次，也難免出現顧此失彼忘記交付的問題。有鑑於此，合規管理協作平台提供跨認證條文對照功能，讓受稽單位從準備佐證資料的角度出發，全面檢視哪些負責的條文有新的異動、內部程序是否符合新規範以及是否已如期如質填報，不僅減少重工也方便自行查核。

總結上述，企業通過國際標準或法規的最終目的是確保執行過程落實說、寫、做一致原則，故上述籌備稽核作業只是品質保證的入場券，真正的考驗在於能不能結合知識管理文化落實於日常，透過主動搜尋或被動推薦的學習交流機制，記取成敗經驗不貳過，才能有效持續改善產品、服務與流程。