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撰文│叡揚資訊 創新生產力事業群 資深行銷專員 顏昱齊  Vitals ESP 企業知識協作平台，助企業輕鬆達成無紙化與提升稽核效率 稽核的目的不在檢查錯誤、發現缺失，而是確保品質、降低風險，提升企業價值。除了過去傳統防弊外，尚需兼顧營運績效、法令遵循，及企業整體的風險管理。
上市櫃企業在主管機關與供應鏈大廠夾擊下，飽受內、外部稽核之苦，為符合各項標準及法規，幾乎全公司各單位皆需受內、外稽查核，且需針對不同稽核項目，準備不同的佐證資料，籌備作業總是人仰馬翻，過程全憑記憶或人工作業方式土法煉鋼，嚴重重工導致效率不佳、人力成本上升等問題屢見不鮮。順應數位化趨勢，因應稽核的作業模式亦必須轉型，需要透過新工具、新方法輔助，方能提升效率、降低成本，其中關鍵在於：文件無紙化與知識管理。 提昇品質應從日常做起 累績與分享是致勝關鍵 隨著資訊科技發展，許多企業已著手全面文件數位化，但內部稽核的業務與項目繁雜，單純的文件數位化，無法解決企業執行稽核時所面臨的困境，仍會遇到文件散落、查找不易、拿錯版本、格式不一等問題，因此企業還需做到知識累積與知識分享，簡而言之就是「落實知識管理」，才能從根本解決問題。組織應培養知識管理文化，將各職務的日常作業紀錄在知識管理平台中，有效的集中、分類、標準化的留存管理。舉例來說，某客戶察覺組織在執行稽核作業時，需從數十個文件櫃翻找數十個文件夾，再從一大本文件夾找到其中幾張稽核想看的資料，既耗時又耗力，為改善作業流程效率，決定導入 Vitals ESP 企業知識協作平台，將組織日常作業產出的文件結合 PDCA 分類方法留存在系統中，打造企業內宛如 Google 般的知識庫，如此一來，因應稽核前籌備所需資料時，同仁能輕鬆透過平台的全文檢索與功能，快速查找對應的佐證文件、檔案甚至是圖片，大幅減少人工翻找、調閱的作業時間。 雖然知識的交流與分享是落實知識管理的關鍵，但客戶仍會透過 Vitals ESP 提供的彈性分層權限控管機制，來預防機敏文件外洩的風險，因此，時常會遇到需提供的佐證資料是需要申請才能調閱的情形，平台的文件調閱功能，就能幫助客戶在線上完成授權申請與審核，甚至還能設定授權期間，有效減少紙本審核時間與資料外洩風險。 後續亦可將執行的過程記錄下來，把每次的稽核經驗回饋到平台當中，有了大量的知識經驗的累積，爾後遇到類似稽核或認證時，無需重頭來過，參考上一次的執行經驗，省下大半的時間即可完成事前籌備作業。 Vitals ESP 達成無紙化稽核目標 隨著組織成長，業務日漸龐大與複雜，企業必須善用數位工具，方可因應時代快速變遷。透過知識管理工具，除可有效達成無紙化稽核目標外，更是企業數位轉型基礎建設，提升競爭力、生產力，為永續經營站穩腳步。 按此處以編輯. 評論已關閉。
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