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輕鬆因應海量稽核兩大關鍵:文件無紙化與知識管理 助企業化繁為簡

7/18/2022

 
撰文│叡揚資訊 創新生產力事業群 資深行銷專員 顏昱齊
圖片
Vitals ESP 企業知識協作平台,助企業輕鬆達成無紙化與提升稽核效率
稽核的目的不在檢查錯誤、發現缺失,而是確保品質、降低風險,提升企業價值。除了過去傳統防弊外,尚需兼顧營運績效、法令遵循,及企業整體的風險管理。
上市櫃企業在主管機關與供應鏈大廠夾擊下,飽受內、外部稽核之苦,為符合各項標準及法規,幾乎全公司各單位皆需受內、外稽查核,且需針對不同稽核項目,準備不同的佐證資料,籌備作業總是人仰馬翻,過程全憑記憶或人工作業方式土法煉鋼,嚴重重工導致效率不佳、人力成本上升等問題屢見不鮮。順應數位化趨勢,因應稽核的作業模式亦必須轉型,需要透過新工具、新方法輔助,方能提升效率、降低成本,其中關鍵在於:文件無紙化與知識管理。
 
提昇品質應從日常做起
累績與分享是致勝關鍵

隨著資訊科技發展,許多企業已著手全面文件數位化,但內部稽核的業務與項目繁雜,單純的文件數位化,無法解決企業執行稽核時所面臨的困境,仍會遇到文件散落、查找不易、拿錯版本、格式不一等問題,因此企業還需做到知識累積與知識分享,簡而言之就是「落實知識管理」,才能從根本解決問題。組織應培養知識管理文化,將各職務的日常作業紀錄在知識管理平台中,有效的集中、分類、標準化的留存管理。舉例來說,某客戶察覺組織在執行稽核作業時,需從數十個文件櫃翻找數十個文件夾,再從一大本文件夾找到其中幾張稽核想看的資料,既耗時又耗力,為改善作業流程效率,決定導入 Vitals ESP 企業知識協作平台,將組織日常作業產出的文件結合 PDCA 分類方法留存在系統中,打造企業內宛如 Google 般的知識庫,如此一來,因應稽核前籌備所需資料時,同仁能輕鬆透過平台的全文檢索與功能,快速查找對應的佐證文件、檔案甚至是圖片,大幅減少人工翻找、調閱的作業時間。
雖然知識的交流與分享是落實知識管理的關鍵,但客戶仍會透過 Vitals ESP 提供的彈性分層權限控管機制,來預防機敏文件外洩的風險,因此,時常會遇到需提供的佐證資料是需要申請才能調閱的情形,平台的文件調閱功能,就能幫助客戶在線上完成授權申請與審核,甚至還能設定授權期間,有效減少紙本審核時間與資料外洩風險。
後續亦可將執行的過程記錄下來,把每次的稽核經驗回饋到平台當中,有了大量的知識經驗的累積,爾後遇到類似稽核或認證時,無需重頭來過,參考上一次的執行經驗,省下大半的時間即可完成事前籌備作業。
 
Vitals ESP
達成無紙化稽核目標

隨著組織成長,業務日漸龐大與複雜,企業必須善用數位工具,方可因應時代快速變遷。透過知識管理工具,除可有效達成無紙化稽核目標外,更是企業數位轉型基礎建設,提升競爭力、生產力,為永續經營站穩腳步。
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