含蓄內斂的日本民族 活躍交流在Vitals/KM

撰文 | 叡揚資訊 知識管理國際事業處 日本業務部產品經理 姚紹麒

​隨著第二階段的全面導入，至今僅約短短的 4 個月左右(筆者訪談日為2013/12/16 日)，推動單位感受到的成果為「共享與員工討論的力量，是一般文管系統所無法展現的」，也驗證了當初評比時棄文管系統而選擇知識管理系統的抉擇是對的！

日本Canon Electronics Technology Inc. 為Canon 集團的子公司，主要業務領域為資訊系統整合與系統開發。該公司一直以來的企業核心理念為：「以智慧、經驗與技術能力，提供最適合客戶的 ICT Solution」；希望借由該公司於資訊領域的經驗與專業，帶給客戶更好、更有價值及更俱競爭力的服務，並期許與客戶共同成長。

組織龐大　技術交流與經驗分享漸漸減少
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隨著公司的成長與業務範圍的擴大，該公司發現部門與部門間的資訊互通與員工交流，是一個不可忽視的重要議題；再加上因為有不少專案同仁，常會 On site 在客戶端，不同團隊的同仁常相互不認識，中間的技術交流與經驗分享漸漸減少，也變得不即時，若不思考解決之道，長期以來，將降低生產力，而更可惜的是，公司的經驗資產也將逐漸流失。該公司為了提昇作業品質，2013年致力於ISO 9000 的推動，剛好以此為契機，於2012年起即開始尋找適合的文管或知識管理系統；Vitals/KM 在經過該公司與同質性一系列產品的評比與測試中，脫穎而出，雀評中選！於2012年底，正式對叡揚資訊下訂單，決定於公司全面導入Vitals/KM 知識管理系統。

Vitals/KM 的導入　過程猶如日本人嚴謹性格

Vitals/KM 的導入分二階段，第一階段為開放公司內部同仁使用，第二階段為開放含公司外部駐點同仁使用。在 Vitals/KM 導入過程中，該公司一如日本人嚴謹的性格，按步就班，依照計畫一步一步執行。因為 ISO 文件管理是最迫切的需求，故於2013年1月起，第一階段先行讓 ISO 評鑑小組使用 Vitals/KM，將公司內部共通的規範、程序、表單等電子文件，上傳至 Vitals/KM，於公司內部共享。除了 ISO 文件外，由於該公司為資訊系統整合產業，另也規劃 ISMS、QMS 專區，提供同仁最新資安與品管資訊，強化員工相關知識。叡揚資訊很高興 Canon Electronics Technology Inc. 在 2013 年10 月，正式通過 ISO 9000 認證，也很高興在評鑑過程中，該公司有 Vitals/KM 知識管理系統的陪伴。

強化員工交流&留存公司經驗資產

Vitals/KM 第一階段導入結束後，接下來便是思考全公司於知識管理領域的運用與推動議題。這個任務，便交由風土改革推進室負責。經過與導入小組的研討，Canon Electronics Technology Inc. 擬定了下列知識管理重要推動方向與初期欲解決的問題：

1. 留存公司經驗資產：將公司內部有經驗價值的資訊留存，並透過Vitals/KM 討論功能，活化、深化後續運用價值。
2. 專家黃頁的運用：盤點公司內部專家領域，運用 Vitals/KM 專家黃頁功能，促進員工提昇相關技能。
3. 強化員工交流：公司約7成技術人員在外，希望透過此平台，強化公司內外員工流，提昇員工生產力。
4. FAQ 問答庫：減少問題處理與解決的時間。
5. 技術資訊共享：含教育訓練資料、最新技術分享，強化員工專業知識。

該公司全面導入知識管理系統的過程中，首先進行了內部專家領域的盤點，另為了配合 Canon 集團資安規範，逐步擬定系統使用準則與相關的個資保護規範等，於2013年8月正式全公司上線使用，相對於第一階段僅開放公司內部的同仁，第二階段另將在外駐點同仁納入，可透過VPN 連進公司使用 Vitals/KM。

共享與員工討論的力量 是一般文管系統所無法展現的

隨著第二階段的全面導入，至今僅約短短的 4 個月左右（筆者訪談日為2013/12/16 日），推動單位感受到的成果為「共享與員工討論的力量，是一般文管系統所無法展現的」，也驗證了當初評比時棄文管系統而選擇知識管理系統的抉擇是對的！

打破內斂沉默　活絡分享回饋在Vitals/KM
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Vitals/KM 推動小組表示，目前許多同仁會運用 Vitals/KM 討論的功能，對系統內的文件，進行意見的發表與討論、回饋，這是員工交流活化的展現；日本人向來含蓄內斂，有事不敢隨便發聲，促進員工交流，也是風土改革推進室，想要改善的重點項目之一。