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含蓄內斂的日本民族  活躍交流在Vitals/KM

7/22/2014

 
撰文 | 叡揚資訊 知識管理國際事業處 日本業務部產品經理 姚紹麒
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​隨著第二階段的全面導入,至今僅約短短的 4 個月左右(筆者訪談日為2013/12/16 日),推動單位感受到的成果為「共享與員工討論的力量,是一般文管系統所無法展現的」,也驗證了當初評比時棄文管系統而選擇知識管理系統的抉擇是對的!

日本Canon Electronics Technology Inc. 為Canon 集團的子公司,主要業務領域為資訊系統整合與系統開發。該公司一直以來的企業核心理念為:「以智慧、經驗與技術能力,提供最適合客戶的 ICT Solution」;希望借由該公司於資訊領域的經驗與專業,帶給客戶更好、更有價值及更俱競爭力的服務,並期許與客戶共同成長。
組織龐大 技術交流與經驗分享漸漸減少
​
隨著公司的成長與業務範圍的擴大,該公司發現部門與部門間的資訊互通與員工交流,是一個不可忽視的重要議題;再加上因為有不少專案同仁,常會 On site 在客戶端,不同團隊的同仁常相互不認識,中間的技術交流與經驗分享漸漸減少,也變得不即時,若不思考解決之道,長期以來,將降低生產力,而更可惜的是,公司的經驗資產也將逐漸流失。該公司為了提昇作業品質,2013年致力於ISO 9000 的推動,剛好以此為契機,於2012年起即開始尋找適合的文管或知識管理系統;Vitals/KM 在經過該公司與同質性一系列產品的評比與測試中,脫穎而出,雀評中選!於2012年底,正式對叡揚資訊下訂單,決定於公司全面導入Vitals/KM 知識管理系統。

Vitals/KM 的導入 過程猶如日本人嚴謹性格

Vitals/KM 的導入分二階段,第一階段為開放公司內部同仁使用,第二階段為開放含公司外部駐點同仁使用。在 Vitals/KM 導入過程中,該公司一如日本人嚴謹的性格,按步就班,依照計畫一步一步執行。因為 ISO 文件管理是最迫切的需求,故於2013年1月起,第一階段先行讓 ISO 評鑑小組使用 Vitals/KM,將公司內部共通的規範、程序、表單等電子文件,上傳至 Vitals/KM,於公司內部共享。除了 ISO 文件外,由於該公司為資訊系統整合產業,另也規劃 ISMS、QMS 專區,提供同仁最新資安與品管資訊,強化員工相關知識。叡揚資訊很高興 Canon Electronics Technology Inc. 在 2013 年10 月,正式通過 ISO 9000 認證,也很高興在評鑑過程中,該公司有 Vitals/KM 知識管理系統的陪伴。

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強化員工交流&留存公司經驗資產

Vitals/KM 第一階段導入結束後,接下來便是思考全公司於知識管理領域的運用與推動議題。這個任務,便交由風土改革推進室負責。經過與導入小組的研討,Canon Electronics Technology Inc. 擬定了下列知識管理重要推動方向與初期欲解決的問題:

  1. 留存公司經驗資產:將公司內部有經驗價值的資訊留存,並透過Vitals/KM 討論功能,活化、深化後續運用價值。
  2. 專家黃頁的運用:盤點公司內部專家領域,運用 Vitals/KM 專家黃頁功能,促進員工提昇相關技能。
  3. 強化員工交流:公司約7成技術人員在外,希望透過此平台,強化公司內外員工流,提昇員工生產力。
  4. FAQ 問答庫:減少問題處理與解決的時間。
  5. 技術資訊共享:含教育訓練資料、最新技術分享,強化員工專業知識。

該公司全面導入知識管理系統的過程中,首先進行了內部專家領域的盤點,另為了配合 Canon 集團資安規範,逐步擬定系統使用準則與相關的個資保護規範等,於2013年8月正式全公司上線使用,相對於第一階段僅開放公司內部的同仁,第二階段另將在外駐點同仁納入,可透過VPN 連進公司使用 Vitals/KM。

共享與員工討論的力量 是一般文管系統所無法展現的

隨著第二階段的全面導入,至今僅約短短的 4 個月左右(筆者訪談日為2013/12/16 日),推動單位感受到的成果為「共享與員工討論的力量,是一般文管系統所無法展現的」,也驗證了當初評比時棄文管系統而選擇知識管理系統的抉擇是對的!

打破內斂沉默 活絡分享回饋在Vitals/KM
​
Vitals/KM 推動小組表示,目前許多同仁會運用 Vitals/KM 討論的功能,對系統內的文件,進行意見的發表與討論、回饋,這是員工交流活化的展現;日本人向來含蓄內斂,有事不敢隨便發聲,促進員工交流,也是風土改革推進室,想要改善的重點項目之一。
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