北港醫院以知識管理 打造學習型組織 升級醫療服務品質

中國醫藥大學北港附設醫院是雲林沿海地區唯一具備急重症急救能力的區域醫院,秉持照顧雲林鄉親為己任的精神,不斷精進醫療設備與技術,在眾人期許下,北港醫院於 2017 年 11 月成為雲林沿海首座「癌症治療中心」,投資超過 1 億 5 千萬元,引進第一台銳速刀、影像導引放射治療儀器,提供精準放射治療。 
「由於雲林沿海地廣人稀且多為高齡人口,因此急重症病患居多,而救腦、救命、救心是本院宗旨,正是對應高齡患者常見疾病。救腦就是搶救急性中風、救命就是緊急救治車禍外傷、救心就是火急處理心肌梗塞,無論發生何種變故,在身心靈的醫療護理服務,北港醫院始終提供醫學中心等級的水準,直接服務在地鄉親。」吳錫金院長表示有了醫心、醫腦中西合併的醫療團隊,以及癌症放射治療設備,硬體與技術已陸續到位,而下一步就是將焦點放在軟實力的培育上。 
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​吳錫金院長深知要發展成技術兼具人文的醫療機構,須先從企業文化與人事管理改變起。「過去都是以紙本方式作業,零散也難 以統計及追溯,這次藉由導入 Vitals ESP 知識管理企業雲重塑企業文化,建立主動積極且能提供感動服務的組織文化。透過蒐集院內行政資料,並加以整理統計變成資訊,再加上醫學專業詮釋與分析淬煉成知識,目的就是利用資訊系統,有效率的進行分享,內化運用在照顧病患上,讓更多人可以回饋、激發更多想法。」吳院長勾勒出從知識管理轉變為學習型組織的願景,也道出推動 KM 的決心。 ​​​
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舉例來說,就教學方面,教研部改善過去傳統教學方式,利用 Google 表單結合知識管理系統建立電子化學習歷程,集中管理教學計畫、課程資訊與學習歷程檔案,透過查詢、分類歸檔與師生討論功能,不僅可線上掌握學習進度,且確保實習醫學生或學員能獲得教學目標所訂定的一致性醫療知識,以提升教學品質。 
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教研部鄭希彥主任進一步補充知識管理系統另一新創應用,利用系統之「線上臨床倫理問題諮詢」取代傳統表單提問,當醫護人員遇到臨床倫理問題時,於 Vitals ESP 線上諮詢來獲得醫學倫理委員會的討論與解決方案,日積月累後解決方案會越趨完整,有助於往後遇類似倫理困境的臨床照護者,能在系統搜尋、參考與學習。 

醫院是高度知識密集的巨塔,整個體系的知識管理策略會直接影響醫療品質與績效,「學習型組織文化養成後,醫護知識會內化於日常作業中,當遇到醫院評鑑也會自然水到渠成,不會像過去一樣花太多時間準備。」吳院長點出知識管理結合作業流程的重要性。

由於各單位的業務及待解決問題不同,因此 KM 的切入點也不同,可先由示範單位拋磚引玉,再逐步擴散全院。以下分享北港醫院於 107 年 8 月 13 日舉辦第二次知識管理成果發表會,簡述前三名隊伍如何善用 Vitals ESP 提升部門行政效率。 ​​​​

第一名:資訊室
運用 KM 系統進行專案進度管理 
資訊室的 4 名同仁是全院資訊軟硬體服務中心。過去是用一個 word 檔待辦事項清單來追蹤專案,固定兩週更新一次進度,專案細節只能問承辦同仁才知道,包含專案範圍、預計完成日、實際進度、解決方法、確認已完成以及 文件歸檔在哪裡,對主管而言,只能被動了解進度且無法統計績效,尤其遇到緊急重大事件 時,主管只能口頭詢問專案進度與細節,導致執行效率不如預期。 

現在,資訊同仁接獲專案後,先在 Vitals ESP 登錄執行紀錄表,任何專案進度皆在此表回覆,主管不僅可掌握專案全貌與即時動態,亦運用 KM 在績效管理,於每季/月匯出績效統計表,由專案難易度與達成率來判定績效,而績效高低也連動獎金多寡,在互相激勵下,提高專案如期如質完成。 

第二名:麻醉科
麻姊小抄 讓你睡 
由於雲林偏鄉較難請到有經驗的麻醉護理師 (以下稱麻姊),因此院內麻姊年資落差大,要如何讓新進麻姊快速上手是一大考驗。麻醉科謝紹雄醫師從兩年前就開始打造臨床麻醉學知識庫,並整理成淺顯易懂的麻醉筆記給麻姊學習,稱為「麻姊小抄」。一開始謝醫師的麻姊小抄放在 Line 群組供大家使用,但是 Line 的文件保存期限短,且文件檔案過大無法下載到手機,於是自費印成紙本版的麻姊小抄。用了紙本後,又不便即時更新內容,後來選擇上傳到 Google 雲端硬碟,卻又因缺少強大搜尋功能,常常遇到問題還要憑印象翻找資料,麻姊小抄雖是很強的武功秘笈,卻無適合的資訊系統來發揚光大。 

現在麻姊小抄上傳到 Vitals ESP 可說是如虎添翼 ,遇到問題可用關鍵字搜尋內文快速找到資料。當謝醫師上傳新小抄時, 可透過閱讀清單掌握大家學習進度,如有疑問也可在留言區互動討論。目前麻姊小抄已有一百多份文件且持續增加中,透過 KM 個人化首頁設定,方便麻姊在首頁就看到最新版麻姐小抄,隨時更新學習,加強次專科麻醉知識,提升照護麻醉病患功力。 


第三名:感染管制小組
運用KM系統於感管品質指標管理 
運用 Vitals ESP 建立業務分析報表,來統 籌全院感控指標,並成立品質指標專區提供跨單位查詢;另外也成立抗生素會診專區,於開立的同時也控管抗生素,為謹慎管理醫院資源,當使用抗生素超過 14 天、同時使用三種以上抗生素或使用第四線抗生素時,以往需由醫師或專師填寫紙本抗生素會診單,再由專人送到感染管制辦公室,但是以人工方式傳送紙本文件常常遺失,也難以釐清責任歸屬。
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恰逢導入知識管理系統,現在繕打電子抗生素會診單並上傳到 Vitals ESP ,透過訂閱功能感染控制小組就同步收到資料,若有疑問也會直接在留言區回覆。導入系統後,避免經手過多人員,不僅個資保護更嚴密,也助醫師與專師即時回饋,會診資料不遺漏。 ​​​