服務遍及海內外 經驗與知識傳承迫在眉睫 煜盛公司於台灣之北、中、南區均設立營業所服務國內外客戶，在國內外也都設有工廠，隨著公司成長，經年累積下來的資料量已非常龐大，僅透過紙本或 File Server 儲存已難快速、輕鬆找到正確的資料，不僅耗費許多時間也需要龐大的空間來儲藏，另一方面許多資深同仁陸續退休，經驗與技術的知識傳承已迫在眉睫，煜盛股份有限公司資訊中心張執中副理表示：「隨公司規模逐漸龐大，有些部門 File Server 建立的資料夾已經不是一兩層，有可能是十層以上，若權限擁有者不在，同仁可能兩三天都找不到資料；且營業部、品保科公布的辦法或文件，各單位都會在自己的部門文件留存一份，同份文件就會被下載到數個單位，除造成磁碟空間浪費，也無法確認各單位資料是否跟上最新版本。」 翻轉使用習慣 導入 Vitals ESP 建構無紙化 目標在數位轉型過程中，煜盛公司參考馬偕紀念醫院等許多業界的大型解決方案，並與其交流詢問遇到那些問題、是否容易上手，經詳細評估後導入叡揚 Vitals ESP 知識管理企業雲，讓知識管理、經驗傳承等問題迎刃而解，張副理指出：「導入Vitals ESP除翻轉同仁的使用習慣，新人能快速找到資料，不像過去需要主管或具權限者告知檔案路徑，更重要的是，要藉此達到煜盛的未來目標『無紙化』，減少紙本與空間的浪費。」 在導入階段，有別於其他公司，煜盛公司的資訊單位屬管理層級，在總經理全力支持下，推動非常順利、快速，許多單位系統操作都沒問題，反而是無法判別那些文件、檔案需要建立，或是許多敏感、機密的資料是否能放上去，為因應此問題，叡揚資訊顧問團體與煜盛公司討論後，建議同仁先將資料上傳，先求豐富性再求正確性，培養同仁使用習慣後，再逐步調整各處室管理方式。張副理表示：「從導入 Vitals ESP 使用至今，能輕鬆解決煜盛長期以來的知識管理和經驗傳承問題，其全文檢索、版本控管、資料比對、權限設定及訂閱等功能功不可沒。」 ●全文檢索： 過往若有人員離職，還要跟新進員工說明文件存放路徑，尤其是不常用的文件，但現在常用文件只要到部的目錄就可找到，不常用的文件或跨部門的文件只要關鍵字搜尋就能找到，無需知道文件位置，從過往要兩三天東問西找才能找到資料縮短為幾秒鐘，大幅提升工作效率。且只有個人有權限的文件才會顯示在搜尋結果中，機敏性文件依然排除在搜尋清單中。 ●版本控管： 透過關鍵字搜尋就可以找到最新最正確的文件，並透過版本比對一目了然最新版本與任一版本的差異處，確保每次改版後，同仁取用的文件具有正確性、唯一性。 ●權限設定： 過往各單位會打電話要求資訊中心開某文件夾權限，而 Vitals ESP 可將文件瀏覽、下載、編輯等權限下放到各單位管理者，由各單位自行控管權限，除節省資訊部門人力，也避免資訊人員直接處理機敏性資料，確保營業秘密及個資安全。且研發相關的文件都不能讓閱覽者下載，只能線上閱覽並結合浮水印功能，即使手機翻拍也會拍到自己的名字，有效嚇阻資料外流的風險。 ●訂閱功能： 此功能讓對的資訊即時傳給對的人，公告辦法的單位可利用指定訂閱功能通知相關單位，同仁也可主動訂閱與自己相關的文件和會議資料，避免資訊落差。 客戶的事就是叡揚的事 叡揚用心煜盛揪甘心 張副理在IT領域經驗豐富，也經常與多家國內外資訊廠商配合，無論在功能、效能、服務等方面都有高標準的要求，回想當時選商過程，張副理笑笑地說：「評估導入 Vitals ESP 的原因中，除了導入時間短、瀏覽器相容度高、行動裝置皆可使用很便利，持續版更且系統穩定度高，是公司經驗傳承和知識管理的好幫手之外，叡揚願意持續投資、創新、研發自己的產品，顧問團隊也都把我們的問題當作自己的問題處理，讓我們感受叡揚的用心，對我們來講這就是最重要的事情，相信未來善用 Vitals ESP 能讓煜盛持續成長屹立。」
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