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撰文│叡揚資訊 創新生產力事業群 資深行銷專員 顏昱齊  Modern Group (現代化學集團) 泰國曼谷總部 泰國現代化學集團成立於 1990 年，是世界級的色料化學產品製造公司，在全球各地皆有經銷和代理商，提供完善的售後技術服務，客戶遍佈世界超過 70 多個國家和地區。 現代化學集團副總 Jeff Chiang (江奕皓)指出，因組織跨足全球三個國家，設有四個辦事處，資料時常遺失以及散亂在個人電腦中，為了方便集中管理，多年前就有導入數位工具做檔案的彙整，但隨著時間的推移，組織與業務範疇日漸擴大，舊有系統已無法滿足組織的需求，使用體驗不夠友善、直覺，管理的交接也非常耗費人力與時間，若要付費升級，長期下來成本的支出非常可觀，功能也不盡理想，因此萌生汰換系統的念頭。 在多方評估過後，決定導入叡揚資訊的 Vitals ESP 企業知識協作平台來取代舊有的文管系統；主要考量叡揚擁有豐富的各產業導入經驗，並且有實際的成效案例，此外，系統有多種加值應用服務與彈性的系統架構，未來組織持續成長，平台能夠高度擴充，更是選擇 Vitals ESP 的重要關鍵，並加購 Vitals Survey 問卷模組與 Vitals PSMS 問題分析與解決模組，讓系統應用更全面。  右起第六位為現代化學集團副總 Jeff Chiang (江奕皓) 出席專案啟動會議 以知識管理建立數位大腦 跨組織交流零時差現代化學集團相較同業較早開始著手數位轉型，並且深知企業最重要的資產就是知識，跨國企業需要快速共享知識資源，才能在全球各地迅速發展。因此，導入知識管理系統的第一步就是e化泰國總部成千上萬的紙本文件，並且有規則的分類及歸檔，各地辦事處就可以透過平台共享知識資產。Jeff Chiang 舉例，泰國總部會將各項產品的應用知識與相關文件，分門別類的存放在系統，全球各地的業務單位無論語種，只要透過關鍵字搜尋，就可以馬上查找到需要的資料，即時提供給客戶最正確的產品資訊，像一顆企業的數位大腦，打破傳統文管地域與語言的限制，快速且精準地反應。 Vitals Survey 助管理部實行員工滿意度調查效率加倍現代化學集團非常重視員工的教育與發展，所以定期都會做員工滿意度調查，有助於企業福祉的提升與資深員工的長留久任，進而提升組織的營運績效。管理部過去都是利用個人信箱發送表單請同仁填寫，但因為調查報告要求每次需要超過 60% 的回填率，因此只要不到標準，就要不斷的重複發信催促，並且回饋回來的資料還要人工統整，導入 Vitals Survey 問卷模組，第一就是想要解決管理部重工問題，透過平台直接製作問卷發送給內部同仁，並且設定好提醒時間與週期，系統就會自動通知尚未回覆的同仁。第二就是可以一鍵彙整問卷結果，不僅可以圖示化呈現，還可以匯出報表以便後續分析，最終結果也都留存在平台中，如此一來，除了降低管理部重工的負擔，更重要的是有效提高員工滿意度調查達成率，建立更具向心力的團隊。 總經理辦公室利用 Vitals ESP 作業流程簡化又直覺總經理辦公室為企業組織結構的中樞，主要的業務範疇在擬定與執行重大營運政策，因此會有大量的會議紀錄與報告，過去都是利用 word 進行編排，由於每個人編排方式不同，導致每次文件格式不一致，會後還需要花時間修改格式與內容，報告的數據也難以進一步比對、分析。藉由知識管理標準化的精神，在 Vitals ESP 設定好標準格式與欄位，同仁可用填表的方式在系統上完成紀錄，依循欄位留下重要的資訊，後續向上級呈報也可以在線上進行閱覽。 此外，會後任務會建立在 Vitals PSMS 問題分析與解決模組進行追蹤交辦，透過系統總表可以一覽所有任務的處理狀況，並以步驟階段的方式引導同仁回報執行進度，並將過程留存在 KM 中，結案後還可以一鍵快速匯出報告，大幅加速專案執行進度。  Modern Group (現代化學集團) 座落於泰國春武里工廠 最後 Jeff Chiang 提到現代化學集團聘用了許多外籍員工，為了讓非英語母語者能夠更容易理解公司的內部文件與產業知識，Vitals ESP 的多國語架構對於跨國企業來說非常友善，員工可以一鍵切換自己熟悉的語系，知識的交流與溝通順暢無阻。
其次，因舊有系統的管理及維護非常繁雜，人員交接不易，當初導入的同仁也已離退，資訊單位每次在交接與維運作業上花費相當多的時間，相較過去，Vitals ESP 介面就非常的直覺與簡易，管理員可以清楚找到所需的路徑，省去大部分交接時間，也因此省下至少 1.5 個人力成本在維運作業上。 展望未來，現代化學集團將持續推動知識管理文化，將其融入員工的日常工作中，並結合其他內外部的研發與學術資料庫，深化 Vitals ESP 應用，建立一個跨地域、跨組織快速溝通交流的企業數位大腦，持續開拓全球市場。 評論已關閉。
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