面對研發管理 一套好的平台勝過一切

研發管理知識庫最佳平台 Vitals/KM 化繁為簡

博大國際智權股份有限公司 (Portal International IPRs Service Co., Ltd.) 目前為母公司博大股份有限公司（台灣大學育成中心投資之企業）唯一之轉投資子公司，結合海內外智慧財產權及技術領域之產、學界專家群，於 2006 年正式共同成立博大國際智權股份有限公司，其核心團隊擁有技術、科技管理或專利法務雙背景之成員，同時結合多位資深專家群，採取「跟隨式服務」模式，提供會員廠商或研究機構全方位「智慧財產權加值運用方案」(IPRs Total Solution) 之專業服務。

「叡揚 Vitals/KM 是一個很適合成為研發管理知識資料庫的平台!」博大國際智權股份有限公司黃鳳梅經理說明，「在研發管理中，一般公司或是研究單位往往會忽略專利相關的文件保存與交流，例如內部研發的相關紀錄、專利申請過程中的答辯紀錄、專利家族的管理與維護、競爭者專利監控、產品市場資訊等，這些文件的管理與應用將深深影響到未來專利是成為壁紙或是金牌的重要因素。」除了資料的多樣性以外，專利文件產出的過程中間修修改改的文件版本總是讓人眼花撩亂，「舉例來說，科技產業涉及的專利知識複雜且廣泛，因此每一個專案執行過程中，專利工程師需與內部研發工程師、專利事務所與智財顧問等多方反覆進行溝通以確認專利申請的範圍與內容，目前以人力進行文件上的溝通，文件校稿版本多，人工控管費時費力，加上專利工程師為加速瞭解各類產業知識，往往花費重複的精力去解決分散在不同專案中的相似問題，浪費執行時間與資源。」 ​​
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研發管理中另一個重要的環節在於營業秘密的管理，「在營業秘密管理方面，傳統的作法以紙本進行管理，有人要調閱時需要核可紀錄，這樣才能保存證據，但是缺點就是以人工的方式進行檢索與資料管理，造成搜尋不易、效率不彰、耗費人工、保存困難，甚至流程控管困難等問題。」

目前很多公司都是把研發紀錄文件、專利文件放在 Intranet 或是單純用 Excel 進行管理，但這並不能落實研發管理的真正精神。博大國際智權股份有限公司高千雯經理說明，透過 KM 的權限管理以及浮水列印的機制管理就可以解決上述的問題，而 KM 所提供的線上檢視功能不但環保節能，而且也不用帶著厚重研發資料。又 KM 提供多版本功能，讓使用者一目了然每份文件被修改的記錄，以及時間與修定者；完全配合企業安全策略，讓企業的知識分享安全無慮。此外，KM 所提供之互動留言機制，讓使用者可藉由當時的回覆及答辯記錄，理解與還原當時情境及更多細部的注意事項。

故由上述的經驗可知透過叡揚 Vitals/KM 可以建立一套完整的研發管理知識樹，如：營業秘密資料庫、獲准專利資料庫、公開專利資料庫、申請中專利資料庫、提案技術資料庫、放棄專利資料庫、爭議專利資料庫等等，讓資料清晰化，擺脫過往 Excel 管理，告別分類不清的問題，並藉由 KM 標籤功能，清楚掌握專利跟哪些產品有關係及延伸關連。

就效能而言，過往各項專案執行過程的記錄分別存在不同的地方，使不同單位無法共同分享。黃鳳梅經理強調，透過 KM 系統累積過去豐富專利申請與分析經驗及對文件內容進行知識管理與分享，才是企業得以持續擴張發展的競爭力，而且可以縮短新人訓練的時間，讓專案進行更順利。