從容備詢的第一步 系統化管理質答詢題庫

立法院自 2009 年經由電視台、各大新聞及社群網站進行實況直播，瀏覽人次將近 1200萬人次，讓立法院的資訊愈益透明，立委問政也愈發認真，民眾也能及時感受監督單位是否盡責以及行政單位的施政績效，這不僅是備詢長官與立委之間的攻防戰也是雙方幕僚籌備能力之戰！

對行政機關來說努力動員全機關的施政作為，千萬不能因為備詢資料準備不齊、質詢過程找不到最佳答辯內容而功虧一簣！因此對幕僚/籌備單位來說，如何快速彙整各個業管單位回覆質詢事項的內容 ( 包含收集、排版、列印、呈核等 ) ，以及讓首長被質詢時，在急迫壓力與極短反應時間內，能快速找到正確且扼要的最佳回覆，是籌備單位與幕僚單位的極大挑戰。

依各機關組織規劃，一般而言國會聯絡人或幕僚是由單位企劃管考、公關、秘書等同仁兼職，除了要處理本職工作外，也要籌備會議資料，經常忙到不可開交，而機關首長、各業管從容備詢的第一步系統化管理質答詢題庫承辦人也一樣不敢懈怠，以下從三個角色切入剖析各環節常見的問題：

1. 機關主管於立法院質詢當下

● 過往僅能透過紙本翻找答覆資料，既慢又沒效率。
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● 分類編排形式單一，無法按機關主管習慣查閱。

● 若質答詢問題超出準備範圍，紙本資料也無列出，僅能憑藉對該項業務之印象回覆，錯失讓立法委員跟民眾進一步了解政策作為的機會。

2. 國會聯絡人 / 幕僚會前資料籌備

● 籌備時必須從各個業管單位蒐集簡答版與詳答版的填報內容，才能進行後續排版、列印、呈核，由於要先確保題庫資料的正確性與完整性，因此排版列印總是在最後一刻才完成，造成長官來不及閱讀題庫資料。

● 幕僚單位透過 Mail 跟各業管單位收集填報資料，常會遇到文件時效及版本錯誤等問題。

● 紙本資料過多除了攜帶不便、翻閱查找不易，更耗費印刷成本。

3. 各單位承辦人員填報答覆內容
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● 各處室資料檔案眾多，無統一分類規則，時常會有檔案重複上傳或分散存放的狀況。

● 無法快速找到過去質詢答覆題庫或相關參考資料。

● 修改或更替檔案時，無法快速檢視檔案差異之處，易導致後續作業出錯。

↑輕鬆編排答覆資料，一鍵列印成冊。

數位化籌備回覆資料 一鍵列印並快速查詢

在取得質詢題目後，各單位繳交的答覆資料是否具完整性、正確性，勢必要由『人』來檢查，但是回收各單位答覆 Email，以及逐檔下載、調校格式再編印成冊等步驟，其實都可以透過『系統』代勞。

叡揚資訊自行開發的立院質答詢系統，正是能解決此一問題的系統，透過線上彙集、自動套表功能，取代人工收信、下載檔案及排版作業之負擔，資料確認無誤後，藉由系統內建標準質答詢內容格式，只需一個按鍵即可編排成冊列印出來，再進行後續呈核即可。執行過程不僅快速有效，也不會發生排版或版本出錯，此外，數位化彙整的另一好處是能讓長官有更多充裕時間閱讀答覆資料！

必勝關鍵在三分臨場反應 與七分模擬準備

當長官站在備詢台上時，幕僚單位能不能協助長官即時參閱、即席作答就是勝負的關鍵！因此事前的模擬與資料分類規劃很重要，例如：當某黨派立委上台質詢時，就要先準備好該立委的題目與答覆資料 ; 當被問到重大案件處理措施時，就要找到該議題系列的答覆資料; 如果每次都被問到同一個立案議題時，就要將歷次回覆準備好，以備不時之需。

善用立院質答詢系統的多維分類功能，能讓答覆資料無論是從「政黨」、「立法委員」、「重大案件」及「立案」等面向都能被找到，即使沒分類好找不到資料，也能透過關鍵字查詢。要確保能查到資料的前提是一定要集中所有資料在系統上，尤其是歷次備詢資料或參考資料，放上去的資料越豐富越完整，在備詢當下就越有利，即使臨時被問到超出準備範圍的議題，也能全文檢索找資料，從容應對即席作答！

在質詢當下，對長官及幕僚來說是分秒必爭的關鍵時刻，備詢台上的電腦螢幕只需出現必要、關鍵的字句來協助作答即可，因此系統介面必須直覺、簡潔、好操作，避免過多干擾，才能方便長官一眼抓住重點。即使是這樣的小細節立院質答詢系統也注意到了，特別設計 Quickfocus 模組來簡化瀏覽介面，方便聚焦回覆重點，並且支援電腦、平板、手機等行動裝置，不被現有的硬體裝置限制住。

↑機關導入 Vitals ESP 立院質答詢模組，系統化輔助管理及追蹤，有效提升效率。